Circolare: Aggiornamenti sulle Linee Guida del Garante per la Conservazione dei Metadati della Posta Elettronica

Nuove Direttive del Garante Privacy sulla Conservazione dei Metadati della Posta Elettronica

Vi informiamo delle principali novità introdotte dal Garante Privacy riguardanti la conservazione dei metadati dei sistemi di posta elettronica.

Contesto Normativo
A Dicembre 2023, il Garante Privacy aveva emesso un atto di indirizzo per promuovere la consapevolezza dei rischi associati alla conservazione dei metadati della posta elettronica, al fine di evitare forme di controllo occulto sui lavoratori.

Nuovo Provvedimento del 6 Giugno 2024
Il nuovo documento di indirizzo presenta due principali novità:

1. *Definizione dei Metadati:* Ora si intendono esclusivamente le informazioni registrate automaticamente dai sistemi di posta elettronica (log generati dai Mail Transport Agent – MTA e dai Mail User Agent – MUA).

2. *Carattere Orientativo:* Il documento non introduce nuovi obblighi, ma fornisce una guida sulle disposizioni applicabili, senza prescrizioni aggiuntive per i titolari del trattamento.

Raccolta e Conservazione dei Metadati
Il Garante ha ridotto i termini di conservazione dei metadati a un massimo orientativo di 21 giorni, estendibili di 48 ore in presenza di comprovate esigenze. Le nuove linee guida sottolineano che la posta elettronica è uno strumento di lavoro essenziale e deve rispettare i principi di tutela della privacy e della dignità dei lavoratori.

Raccomandiamo di verificare con i vostri consulenti privacy eventuali attività da porre in essere per adeguare le vostre policy interne alla nuova normativa.